The Cleaner!

Når jeg tar bilder med mobilen lagres de automatisk på flere forskjellige skylagringer. Og nei, jeg er sannsynligvis ikke alene om å verdsette det digitale gullet mitt så mye at jeg lagrer det flere steder. Vi kommer tilbake til min paranoia for det digitale gullet bildene er. Det at jeg har det lagret på flere skylagringer gjør at jeg får forskjellige konsolideringer av tilbakeblikk som "Se tilbake på denne dagen for et år siden". Jeg har en innrømmelse å komme med: Ofte får jeg meg en aha-opplevelse. Selv opplevelser fra mitt eget liv tenker jeg ofte at "Åh, det var gøy". Bilder fra livet, det sier seg selv at man tar vare på. La oss vri det overt til filer og dokumenter

Jeg hjelper mange bedrifter med overgangen fra filserver eller dokument-kaos, til ny plattform med blanke ark og tomme rom klare for innredning. Deilig. Det som forundrer meg er hvor fort absolutt alle bedrifter kommer til behovet for å ta med seg alle deres eksisterende filer og dokumenter. Det er ikke at de kommer så fort til dem som forundrer meg, det er hvor raskt de konkluderer med at "Det må jeg ha med meg når vi flytter inn". Å bytte arbeidsverktøy kan sammenlignes med å flytte inn i et nytt hus. Alle rom, boder og garasje er tomt. Du kan starte på nytt. Nå, hvorfor skal man tenke på boden man ikke kjenner til (minst) 70 % av innholdet i, som en naturlig del av flyttelasset? Tenker du at dette er det digitale gullet ditt, og paranoiaen slår inn med tenk om du glemmer å re-lagre "tilbakeblikk fra ett år siden" som du sannsynligvis ikke vil oppsøke på eget initiativ ved mindre du plutselig får uanstendig mye fritid?

Mitt råd er alltid at du må innrede det huset ditt før du flytter med deg gammel moro. Vit hvilke rom du skal ha, hvem som skal ha nøkkelen til hvilket rom og hvordan det må møbleres for å være produktivt for de som skal bo der. Deretter gjør dere en vurdering av hvilke filer og dokumenter som må ha flyttet inn, for at det skal fungere fra første flyttedag. Det andre kan flyttes til et søkbart arkiv. Alternativt kan det ligge litt - i påvente på om det blir savnet eller ikke. Når dere innreder det nye huset er det viktig at dere har en flytteplan. Flytteplanen har selvfølgelig en eier, for ingen rydder til flytting eller flytter, uten å bli delegert oppgaver. La oss kalle den flytteansvarlig for The Cleaner.

Det høres rosenrødt ut, ikke sant? Ryddige rom, innredet etter behov og tilgangsstyrt etter definerte grupper. Samtidig er det ingen grunn til å være naive. Det skal ikke mange arbeidsdager til før vi har produsert et sett med dokumenter. I det vi har lagret et dokument er det bedriftens kompetanse og en del av deres historie. Nå som dere har flyttet inn i nytt hus, hvor interiørarkitekten har gjort et møysommelig arbeide, burde vi klare å holde det rent og ryddig - ikke sant?

Flytteplanen kan ha forskjellig format. Den kan inkludere en flytt av historikk før man lanserer ferdig løsning til alle medarbeidere. Den kan også basere seg på erfaringer, før man velger hva og hvor man skal flytte av arkivet fra tidligere oppsett. Når vi planla innredningen var dette baserte på tanker om hva som ville fungere. Realiteten møter ikke alltid planene 100 %. For litt siden konfronterte en IT-direktør meg med "Hvem er The Cleaner? Det sier seg selv, ingen noe hus holder seg ryddig uten at noen tar ansvaret for det". Selvfølgelige hadde hun rett, det er unektelig et poeng om at man må planlegge ut ifra realitet basert på erfaringer fremfor en pent dandert PPT-plan. Og realiteten tilsier at det kort tid etter innflytting er smart med en ny gjennomgang av innredning og behov for endringer. Alternativt finner medarbeiderne sine egne boder hvor de putter overskuddet de produserer.

Derfor, la meg introdusere The Cleaner! Denne rollen eier flytteplanen for sin målgruppe. Målgruppen eksempelvis være en avdeling eller et fagområde. Noen uker etter at dere har flyttet inn vil dere ha gjort dere noen erfaringer om hva som fungerer og hva som bør forbedres. Det er The Cleaner sin jobb å samle erfaringene, og ta eierskap til behov for endringer dersom dette foreligger. Rollen blir en viktig del av endringsprosjektet når dere planlegger for ny struktur på filer og dokumenter. Samtidig er rollen er anerkjennelse av at en overgang sjeldent er friksjonsfri, og det er noe det bør planlegges for. Rollen er en anerkjennelse av at endringer medfører erfaringer, som igjen kan resultere i behov for endringer. Teknologien er i konstant videreutvikling, som igjen åpner for muligheter med endringsbehov.

The Cleaner sin oppgave er viktig for forvaltningen av det digitale gullet deres. Bedriftens dokument- og informasjonsflyt kan være et viktig konkurransefortrinn å strukturere optimalt for samhandling, erfaringsutveksling og hos enkelte lovpålagte krav til arkiv.

Hva kunne The Cleaner(s) resultert i for deres samhandlingsrutiner?