Møkkete vinduer

Vårsolen er fantastisk, like fantastisk som den er nådeløs. Alle merker etter små barnehender som hver onsdag har overvåket søppelbilen med falkeblikk og god støtte i vinduet, all møkk fra en trafikkert E6 på nedsiden av huset med mer (la oss bare si det sånn) avdekkes av vårsolens herlige lys og klare solstråler. Jeg har sett på møkken over en kaffekopp mens vårsolen forsøker å kjempe seg gjennom de siste morgenene, og tenkt "I dag skal jeg vaske dem!". Så har jeg prokastinert....

Pandemien har sluppet sitt klamme tak, det er på tide med vårrengjøring. Dette innlegget vil ikke bestå av vasketips til vinduer. Egen prokastinering av vindusvasken består heller av å rette fokus mot dokumenthåndtering. I dette tilfellet, dokumenthåndtering delt inn i tre:

1. Personlig produksjon

2. En definert gruppe / prosess sin overlevering, samhandling og videreføring av det som ble produsert

3. Organisasjonens overordnede informasjons- og kommunikasjonsflyt

Et dokument har en levetid, fra vugge til grav. Hvor oppstår dokumentene, hvem jobber med innholdet under levetiden og hvem ivaretar at dokumentet lagres / arkiveres på korrekt sted når reisen har nådd sin naturlige endestasjon? Møkkete vinduer er irriterende, i verste fall kan det være litt flaut dersom noen kommer på besøk. Verden er langt mer brutal enn møkkete vinduer, og brutaliteten er sannsynligvis langt nærmere din bedrift enn du liker å tro. I overgangene fra kontoret - til hjemmekontoret - over til hybrid kontoret, hvor bor dokumentene alle medarbeiderne i bedriften produserer? Og viktigst av alt, hvordan har dere sikret dem?

I en brutal verden er det ikke godt nok å tro, du må vite. Du kan ikke tenke at dere har definert noen prosesser en gang, og har tilrettelagt for lagring for en tid tilbake. Endringene i arbeidshverdag har tvunget frem nye arbeidsverktøy og rutiner til prosesser, i enkelte tilfeller kan det også ha tvunge frem nye prosesser i seg selv. Uten tilhørende rutiner og kontroll. Å forstå dynamikken fra personlig produktivitet til en oversiktlig informasjons- og kommunikasjonsstruktur er i seg selv en øvelse verdt å sette av tid til. Utsetter dere vårrengjøringen nå er litt som å trekke kølapp i køen for bedrifter som ønsker å få informasjon på avveie. Bedrifter som jobber med sikkerhet har de siste ukene skrudd til sikkerheten, og operer etter "Det er ikke hvis, det er når man utsettes for hacking" som utgangspunkt. De har tatt vårrengjøringen, lukket vinduer og skrudd på alarmen.

Det viktigste dere må få kontroll over er den personlige produksjonen: Hvor lagrer medarbeiderne dokumenter under utarbeidelse? Deretter må dere få kontroll på livsløpet til dokumentene: Når en definert gruppe jobber sammen, hvem eier dokumentenes livsløp? Lagres alt i eget hus, eller lagres det et sted andre aktører har kontroll? Hvilken sikkerhet har de? Hvem har ansvaret for korrekt lagring av ferdige prosjekter / produksjoner og lignende? Og hvordan har dere bygget en overordnet struktur for bedriftens informasjons- og kommunikasjonsflyt, som skal oppmuntre til korrekt utførelse av det som for mange er selve gullet i gullgruven?

Tiden vi lever i nå er en farlig tid å tro, men ikke vite. Det er også en tid hvor det skjer en rekke nye tilpasninger, som gjør det til perfekt timing med en liten vårrengjøring. Og selv om vårrengjøring kan oppleves som tidkrevende og mindre morsomt, er det verdt det når man ser ut av klare vinder og bare nyter smaken av kaffe om morgenen. Jeg skal vaske mine møkkete vinduer, før jeg får uventet besøk.

Hva skal til for at du puster ut med senkede skuldre?

Hva kan du love?

Hva forventer du av dine medarbeidere i en kunnskapsbedrift? Fra det første kundemøtet begynner oppbyggingen av forventninger. Kundens forventninger til hva som skal leveres, tids-horisonten for leveransen, kompetansen og etter hvert personligheten som skal gjennomføre alle lovnader som etableres kunder salgsmøtene. Kundens forventninger er vi med på å bygge, og alle er åpenbart tjent med at levers etter forespeilede rammer. Dette er ikke et innlegg om salg og løfter - for det er et eget innlegg i seg selv. Dette er et innlegg om hvilke verktøy vi kan tilby våre medarbeidere, for rakrygget kunne love (og leve opp til): "Jeg lover!".

Når salget er gjort innehar selgeren naturligvis en ryggsekk pakket godt med innsikt og forståelse av kundebehov som er besvart opp med forventninger og et tilbud. Overleveringen fra salg til leveranse: Hvilke verktøy benytter dere for å sikre overlevering ut over tilbudets innhold. Hva ligger til grunn for estimater, tidsperspektiv og kompetanseprofiler som er valgt for oppdraget? En gjennomgang med overlevering av historikk muliggjør en så god start for leveransen som mulig. Har dere den digitale loggen som gjør leveranse gode?

I det vi kommer inn til en kunde kommer vi inn i en organisasjon i fart. Det er som å være ny på jobben, med en forventning om å levere verdi på bakgrunn av eksternt innleie. For det er sannheten, er det ikke? Organisasjoner forventer med av innleid kompetanse når vi snakker marsjfart for verdiskapning? Hvilke verktøy utstyrte du medarbeideren din med for å komme raskt opp i fart ute, mens du bygget tilhørighet og trygghet hjemme? Det lette svaret er "Jeg tok en telefon for å sjekke hvordan det gikk". Og det er flott, personlig kontakt som samtaler er viktig - men ikke nok alene. Men hvordan sørger du for av vedkommende logger på deres digitale flate for å holde kontakten med ledere og ressurser i det daglige? Hvor god er din organisasjon på digital kommunikasjon (nei, jeg skrev ikke informasjon!) med dine medarbeidere?

Instagram, Snapchat, Tiktok, Facebook og andre sosiale medier har klort seg fast i vår digitale hverdag - basert på hva vi ikke aner at skal komme. Vi går allikevel inn, å scroller, glaner og enkelte av oss engasjerer oss med kommentarer, hjerter og likes. LinkedIn har etablert seg som en viktig plattform for salg, markedsføring og rekruttering mye på det samme prinsippet. Hva gjør du for at din organisasjon logger seg på Teams eller Slack?

For å bygge tilstedeværelse av kommunikasjon, ut over bedriftens e-post må bedriftens ledelse ha at klart forhold til hvilke behov deres medarbeidere har. I en kunnskapsbedrift er kompetanse en grunnpilar for gode leveranser. Vår erfaring med å levere, evne til å konkretisere hvilke behov vi har og hvordan disse skal imøtekommes er naturligvis variabelt fra individ til individ. Det strukturelle planlegger vi som fagkvelder og avdelingsmøter som gir oss jevnlige muligheter til både fysiske og digitale fora for å heve hverandres innsikt, forståelse og evne til de solide leveransene. Har dere sørget for at kommunikasjonen om tematikkene som diskuteres ikke er begrenset til der og da, men har en digital fortsettelse også utenfor møte-strukturen?

Hva mer kan våre medarbeidere forvente, som leverandører i en kunnskapsbedrift? I 2021 må de forvente at de er sammen med laget sitt selv om de spiller på boretbane. Å bygge en kultur for å være tilstede tilstede på eksempelvis Slack og Teams fordrer endringsledelse og struktur. Det må legges inn en innsats for å gjøre kanalen til en naturlig møtepunkt for å stille både formelle og uformelle spørsmål. Det må jobbes inn en kultur for hvordan vi responderer på hva og hva vi skal være for hverandre i en hektisk arbeidshverdag. Å forvente at vi er der for hverandre, det bør spesielt en kunnskapsbedrift kunne forvente av egen organisasjon. Diskusjonen om en hybrid eller en hverdag tilbake på kontoret er for sen. Skiftet har skjedd, vi har omstilt oss til (hold deg fast for klisjé-uttrykk) Den Nye Normalen og vi forventer at organisasjonenes interne kommunikasjon gjør det samme. Kommunikasjon er ikke det samme som at noen informerer. Kommunikasjon gjør vi med hverandre, her søker vi åpen kommunikasjon med invitasjon til at vi skal scrolle oss gjennom og er på fordi vi opplever relevans.

Når vi er på og engasjerer oss i hva vi kan være for hverandre, sitter vi igjen med en flate hvor vi kan stille spørsmålene, og forvente raske avklaringer. Dette gjør oss mer kompetente og det øker vår hverdagslige trygghet. For hvem vet best og er i stand til å gi deg støtten og rådene du trenger for å være skikkelig god i dine leveranser? Svaret er sannsynligvis ikke én person. For flere andre er kanskje svaret deg. Det er denne kompetansen vi vil at møtes, spontant og etter behov.

Relevans for medarbeidere i en kunnskapsbedrift drives gjerne av opplevelse av tilhørighet og at det gir verdi for kollektivet og enkeltpersoner, i form av en mer produktiv, tryggere, morsommere og inkluderende arbeidshverdag. De digitale flatene må være våre støttespillere, som gjør det enklere å stå der ute å si "Jeg lover!" - uten en bismak.

Hva skal til for at du kan være (minst) like aktiv, til stede og støttende på våre digitale flater, som i det strukturelle og de fysiske møter? Hva lover du dine?

Klar for nye veier!

I alt det uforutsigbare livet kaster på oss er jeg veldig bevisst hvilke valg vi kan ta for konsekvensene vi ønsker. Hvorfor startet jeg Advivo for snart 2 år siden, uten noen andre? En del var definitivt behovet for bekreftelse, at tankene jeg hadde om brukeradopsjon og endringsledelse kunne stå helt på egne ben. Nysgjerrighet, behovet for å erfare og vokse med egne erfaringer krydret med en dose "hvor vanskelig kan det egentlig være?" bidro også sterkt. Valget om Advivo var et valg jeg er veldig glad jeg tok. Vurderer du å starte selv? Her er mine tips, i det Advivo går en ny vei.

Hva med timingen? Timing til å starte selv blir aldri perfekt. Det har jeg lest minst ett sted, og dersom jeg har lest det på internett er det definitivt sant. Jeg er så heldig å få være mamma til 3 barn. Under permisjonen til yngstemann gikk tankevirksomheten aktivt. Jeg gikk tilbake til jobben jeg hadde etter permisjonen, men merket fort at jeg ikke klarte å falle til ro igjen i bedriften. Tiden var inne. Når kan den muligens være mer perfekt enn med en 1 åring i hus? Fra spøk til side, tips #1: Føler du deg klar? Kjør på! Du vet uansett ikke hva som kommer, hva om dette faktisk er det perfekte øyeblikket å gjøre det på?

Timingen til Advivo var litt spennende, det viste seg at det var en pandemi rundt den berømte svingen. Men det skjedde noe mer før vi kom dit. Det viser seg nemlig at når man starter selv, så er det mange som tar kontakt for å høre hva planene er og hvordan de kan bistå til suksess. Vi vil gjerne både hjelpe andre og har behov for å sparre om utfordringer vi møter på. Tips #2: Sett pris på nettverket ditt! Vær på tilbudssiden, bidra og bruk det aktivt. Del erfaringer, tips og samarbeid der det er konstruktivt.

Hva skjedde rundt svingen, når pandemien kom? Hele verden trengte brukeradopsjon på Microsoft 365 og Teams. Det mest uforutsigbare i denne perioden var salg, for kundene hadde gjerne tettere økonomi og lengre beslutningsprosesser. Arbeidet med enkelte partnere ble lagt på is, hos andre gikk det absolutt bedre. Advivo gikk bra, og vi vokste i antall medarbeidere. Inn mot sommeren så vi behovet for å bli flere, og jeg opplevde at vi stod ved et veiskille. Veiskillet bestod i stor grad av hvilke profiler vi så at de forskjellige kundeforholdene etterspurte. Det forelå et stigende behov for sterkere digitale muskler. Skulle vi satse selv? Ansette de hodene vi så ble etterspurt?

Tips #3: Det oppstår mer uforutsette hendelser enn en pandemi, som alle påvirker driften direkte. Som nyetablert selskap er man til enhver tid sårbar for svingningene. Selv erfarte jeg at jeg ikke er komfortabel med å ta risiko jeg ikke klarte å regne hjem med god margin. Det var ikke hensiktsmessig å gå for en så markant oppskalering uten investor. Ved mitt veiskille var det bare ett valg jeg reelt vurderte, og det var en bedrift jeg hadde fulgt over tid. Jeg visste hva de stod for, jeg visste de hadde en god kultur - og visste at dette ville bli "hjem". Tips #4: Stol på egne valg! Som gründer må du ta mange både langsiktige og raske avgjørelser. Når du har tatt dem, stol på dem. Som raskt bringer meg til tips #5: Det blir hektisk! Ta dere tid til å feire seierne!

Personlig har jeg feiret flere ganger i sommer, gledet meg over et av de siste store valgene i Advivo: 1. august ble Advivo en del av Solv. For i veiskillet til Advivo var valget om å bli en del av Solv et valg som opplevdes veldig riktig. Hver gang jeg har møtt en Solv medarbeider har jeg blitt imponert over deres tilstedeværelse, entusiasme og dyktighet. Nå ser jeg frem til å bli godt kjent med medarbeiderne, som Kommersiell Direktør i Solv Oslo. Jeg er stolt av hva vi har fått til så langt, og jeg ser frem til alt vi skal skape sammen med de dyktige medarbeiderne i Solv. Vil du vite mer om Solv? Ta gjerne kontakt: Liselotte.Bjerkvik@Solv.as

Tips #6: Ta gjerne tips fra andre, men gjør det du mener er best selv ;)