Møkkete vinduer

Vårsolen er fantastisk, like fantastisk som den er nådeløs. Alle merker etter små barnehender som hver onsdag har overvåket søppelbilen med falkeblikk og god støtte i vinduet, all møkk fra en trafikkert E6 på nedsiden av huset med mer (la oss bare si det sånn) avdekkes av vårsolens herlige lys og klare solstråler. Jeg har sett på møkken over en kaffekopp mens vårsolen forsøker å kjempe seg gjennom de siste morgenene, og tenkt "I dag skal jeg vaske dem!". Så har jeg prokastinert....

Pandemien har sluppet sitt klamme tak, det er på tide med vårrengjøring. Dette innlegget vil ikke bestå av vasketips til vinduer. Egen prokastinering av vindusvasken består heller av å rette fokus mot dokumenthåndtering. I dette tilfellet, dokumenthåndtering delt inn i tre:

1. Personlig produksjon

2. En definert gruppe / prosess sin overlevering, samhandling og videreføring av det som ble produsert

3. Organisasjonens overordnede informasjons- og kommunikasjonsflyt

Et dokument har en levetid, fra vugge til grav. Hvor oppstår dokumentene, hvem jobber med innholdet under levetiden og hvem ivaretar at dokumentet lagres / arkiveres på korrekt sted når reisen har nådd sin naturlige endestasjon? Møkkete vinduer er irriterende, i verste fall kan det være litt flaut dersom noen kommer på besøk. Verden er langt mer brutal enn møkkete vinduer, og brutaliteten er sannsynligvis langt nærmere din bedrift enn du liker å tro. I overgangene fra kontoret - til hjemmekontoret - over til hybrid kontoret, hvor bor dokumentene alle medarbeiderne i bedriften produserer? Og viktigst av alt, hvordan har dere sikret dem?

I en brutal verden er det ikke godt nok å tro, du må vite. Du kan ikke tenke at dere har definert noen prosesser en gang, og har tilrettelagt for lagring for en tid tilbake. Endringene i arbeidshverdag har tvunget frem nye arbeidsverktøy og rutiner til prosesser, i enkelte tilfeller kan det også ha tvunge frem nye prosesser i seg selv. Uten tilhørende rutiner og kontroll. Å forstå dynamikken fra personlig produktivitet til en oversiktlig informasjons- og kommunikasjonsstruktur er i seg selv en øvelse verdt å sette av tid til. Utsetter dere vårrengjøringen nå er litt som å trekke kølapp i køen for bedrifter som ønsker å få informasjon på avveie. Bedrifter som jobber med sikkerhet har de siste ukene skrudd til sikkerheten, og operer etter "Det er ikke hvis, det er når man utsettes for hacking" som utgangspunkt. De har tatt vårrengjøringen, lukket vinduer og skrudd på alarmen.

Det viktigste dere må få kontroll over er den personlige produksjonen: Hvor lagrer medarbeiderne dokumenter under utarbeidelse? Deretter må dere få kontroll på livsløpet til dokumentene: Når en definert gruppe jobber sammen, hvem eier dokumentenes livsløp? Lagres alt i eget hus, eller lagres det et sted andre aktører har kontroll? Hvilken sikkerhet har de? Hvem har ansvaret for korrekt lagring av ferdige prosjekter / produksjoner og lignende? Og hvordan har dere bygget en overordnet struktur for bedriftens informasjons- og kommunikasjonsflyt, som skal oppmuntre til korrekt utførelse av det som for mange er selve gullet i gullgruven?

Tiden vi lever i nå er en farlig tid å tro, men ikke vite. Det er også en tid hvor det skjer en rekke nye tilpasninger, som gjør det til perfekt timing med en liten vårrengjøring. Og selv om vårrengjøring kan oppleves som tidkrevende og mindre morsomt, er det verdt det når man ser ut av klare vinder og bare nyter smaken av kaffe om morgenen. Jeg skal vaske mine møkkete vinduer, før jeg får uventet besøk.

Hva skal til for at du puster ut med senkede skuldre?