Hvorfor LMS?

Før vi svarer på hvorfor, skal jeg kommentere det åpenbare. Et LMS er et verktøy som i seg selv gir liten verdi. Det må settes i system øvrige aktiviteter, for å benyttes til systematisk kompetanseheving. Et LMS (Learning Management System) gjør det mulig å sette informasjon og kompetanseheving i et skalerbart system. Jeg har jobbet med brukeradopsjon av IT-systemer de siste 7 årene. I løpet av denne perioden har jeg gjort meg en rekke erfaringer med LMS, på godt og vondt. De negative erfaringene jeg har med LMS systemer er der kunden har undervurdert ressursene som ville kreves for å benytte systemet fult ut, samt at de ikke har planlagt tilstrekkelig aktiviteter for å oppnå definerte målsetninger. De positive erfaringene jeg har av LMS systemer er der det var definert klare målsetninger og en aktivitetsplan basert på definerte målgrupper med tilhørende mål.

Behovet for å etablere et behov:

Inntil jeg vet at bedriften jeg jobber for har etablert et nytt arbeidsverktøy, vil jeg som medarbeider ikke søke informasjon om hva dette er og hvordan jeg skal benytte det. Når bedriften skal informere om hva som kommer, hvorfor det kommer, hvordan systemet skal benyttes og hvordan jeg vil følges opp som medarbeider - vil jeg jobbe etter etablerte rutiner. JEG som medarbeider har ikke et opplevd behov for informasjon og opplæring, før jeg vet at det vil bli en viktig del av min arbeidshverdag. Et LMS kan benyttes som en kanal for blant annet å:

- Informere og kommunisere.

- Måle engasjement hos mottakere.

- Få konkrete tilbakemeldinger som måler holdninger og kompetanse.

- Gi medarbeiderens mulighet for å respondere på mottatt informasjon.

Et LMS skal gi deg kontroll over innføringsfasen, slik at vi kan følge opp med målrettede aktiviteter. Det skal være kostnadseffektivt og gi klare fordeler fremfor manuell oppfølging.

Kartlegge

Når man jobber med innføring av teknologi skal man aldri anta. Måling og kartlegging må være premissgivende for videre tiltak. Å kartlegge bør gjøres både gjennom direkte i bruksrapporter for teknologien, samt kartleggingsundersøkelser som forklarer hvorfor og gir en pekepinn på ønskede videre aktiviteter.

Et LMS skal ta deg fra «jeg antar at…» til «det vi det, er…»

Opplæring

Å benytte et LMS er ikke synonymt med kun digital opplæring. La oss skille mellom fasene i innføring av ny teknologi. Vi starter med en overordnet innføring, for å etablere forståelse for helheten med mye hvorfor og litt hvordan. Etter dette vil kompetanseprofiler og individenes prefererte plattform for læring være premissgivende. Merk deg dette før du leser videre:

Vi ønsker å treffe mest mulig treffsikkert med opplæringen. De som forstår hvordan de skal utføre og er motivert til å gjøre det på tiltenk måte, koster bedriften bortkastede penger å tvinge gjennom et standardisert opplæringsløp. I tillegg løper man en risiko for at medarbeiderne skal oppleve frustrasjon de knytter til arbeidsverktøyet, hvor det tidligere ikke forelå utfordringer.

Når du planlegger aktiviteter i LMS må du ha en formening om det er viktigst for deg at medarbeiderne innehar kompetansen, eller at du kan vise til at de har gjennomført et opplæringsløp. Dette er ikke det samme. Hvorfor skal en medarbeider som forstår at legger til en ny kunde i CRM systemet tvinges til å se på en vide om hvordan dette gjennomføres? E

Et LMS skal muliggjøre detaljert oppfølging for de som ønsker det, og gi innsikt i hvilke medarbeidere som er motiverte og innehar kompetanse som tilsier at å tvinge dem gjennom fastsatt opplæring – er bortkastede penger.

Hva med opplevd behov?

Et LMS må være et verktøy i en kompetanseplan med målrettede aktiviteter mot et etablert mål. En del av kompetanseplanen må hensynta når medarbeiderne beveger seg fra uvitenhet, til et opplevd behov for informasjon og kunnskap til å kunne benytte arbeidsverktøyet. Når dette inntreffer for medarbeiderne vil være individuelt. Samtidig som det vil være individuelt, vet vi at det er har en snøballeffekt med positive eller negative ringvirkninger. Det er flere sykluser medarbeidere går gjennom fra først møte med ny teknologi, til en er en innarbeidet vane de ikke benytte energi på å forstå og benytte. Når det oppleves behov for kunnskap om å utføre, må individet inneha innsikt i lokasjon for materiell til å etablere kompetanse de etterspør. Et LSM må som et minimum har en søkbar base med oversikt over materiell. For et LMS kan være med å fremme informasjon som skaper et behov for, og det må inneha mulighet til å søke opp svaret når medarbeiderne har behov for dette. Det er en vanlig feil å tenke at LMS systemet følger alle medarbeideres kompetansereise. Dersom du ikke planlegger for aktivitetene utenfor din definerte plan, vil ringvirkningene kunne bli negative. Planlegg for det ukontrollerte, tilrettelegg for individuelle behov.

Et LMS skal ta deg fra ditt behov, til kontrollert å kunnefølge opp medarbeidernes behov – under deres endringsreise. Dette fordrer at LMSet har en søkbar base med informasjonen du vil heve kompetansen innen.

La det jobbe for dine behov

Et LMS kan være et viktig verktøy for kompetansebedrifter som ønsker at deres medarbeidere er sertifiserte på et område før de sendes ut som fakturerbare ressurser. Et LMS muliggjør å definere et sertifiseringsløp, samt inneha kontroll på hvilke medarbeidere som har gjennomført – samt hvilke medarbeidere som eventuelt trenger oppfølging for å fullføre.

Et annet eksempel er en bedrift som ikke ønsker at alle medarbeidere skal kunne opprette Teams uten godkjenning fra IT. Det kan legges opp et løp hvor medarbeidere må gjennom en grunnleggende opplæring om struktur og åpenhet med gjennomføring av en quiz som krever en viss score for å få etablere et privat Team.

For å bygge en god sikkerhetskultur kan et LMS være med å automatisere aktiviteter. Når det kommer en nyansatt, skal vedkommende bli tatt gjennom et predefinert opplæringsløp. Dersom en medarbeider skifter avdeling, skal de motta et ferdig løp.

Et LMS tilpasser seg dine behov, slik at du kan planlegge og la LMSet følge opp standardiserte prosesser og onboardinger.

Automatikk

Et LMS system muliggjør å automatisere onboarding av nyansatte, eller tilrettelegge for kompetanseheving for medarbeidere som forflytter seg mellom avdelinger i bedriften. All informasjon og materiell kan legges inn i systemet, med tilpasningsmuligheter og varslinger både til den aktuelle personen og til eksempelvis en leder. «Hei, Liselotte har nå fullført introduksjonen til Advivo – husk å følge henne opp om hun har noen spørsmål». For, selv om det teknisk finnes mange automatiske rutiner du kan benytte LMSet til, må ledere med personalansvar være koblet på hvordan dette påvirker deres medarbeidere – og hvordan de som ledere følger opp.

Et LMS skal kunne følge opp medarbeidere på en bedre måte enn en manuell prosess, med færre feil og større skaleringsmuligheter.

Helheten

Et LMS system vil samle trådene for deg. Velg et LMS som gir innsikt i avdeling, roller, fagfelt og andre relevante inndelinger for korrekte oppfølginger. Først når du vet hvilke avdelinger som ikke benytte teknologien som tiltenk, og du har en formening om hvorfor kan du følge opp med målrettede tiltak for å øke forståelse, engasjement og kompetanse for å utføre.

Et LMS er et verktøy i en større helhet. Det er ikke et svar på hovedspørsmålet, men en del av en tiltaksplan med et etablert mandat, målsetninger og eierskap. Innsikten LMSet tilbyr er en viktig del for å planlegge videre tiltak.

Hvorfor LMS?

Vi innledet med et spørsmål: Hvorfor LMS? Svaret er et klart behov for å styre informasjon, kartlegge og gi tilrettelagt opplæring med mulighet for målinger for treffsikre oppfølgingstiltak. Det finnes mange hundre alternative LMS å velge mellom. Om dere skal eie et LMS selv, indikerer at dere har et varig behov for å utvikle og forvalte kompetanse. Ved et kortvarig behov: La en leverandør gjøre jobben. Det kommer til å ta med tid enn dere først antar.

Et LMS er svaret til kontroll på kompetanseheving satt i system. Det er ikke systemet i seg selv som gjør suksessen: det er deres forståelse for mulighetene, og evnen til å utnytte disse riktig. Dersom dere er det, er et godt LMS et fantastisk verktøy – som definitivt anbefales.