The Cleaner!

Når jeg tar bilder med mobilen lagres de automatisk på flere forskjellige skylagringer. Og nei, jeg er sannsynligvis ikke alene om å verdsette det digitale gullet mitt så mye at jeg lagrer det flere steder. Vi kommer tilbake til min paranoia for det digitale gullet bildene er. Det at jeg har det lagret på flere skylagringer gjør at jeg får forskjellige konsolideringer av tilbakeblikk som "Se tilbake på denne dagen for et år siden". Jeg har en innrømmelse å komme med: Ofte får jeg meg en aha-opplevelse. Selv opplevelser fra mitt eget liv tenker jeg ofte at "Åh, det var gøy". Bilder fra livet, det sier seg selv at man tar vare på. La oss vri det overt til filer og dokumenter

Jeg hjelper mange bedrifter med overgangen fra filserver eller dokument-kaos, til ny plattform med blanke ark og tomme rom klare for innredning. Deilig. Det som forundrer meg er hvor fort absolutt alle bedrifter kommer til behovet for å ta med seg alle deres eksisterende filer og dokumenter. Det er ikke at de kommer så fort til dem som forundrer meg, det er hvor raskt de konkluderer med at "Det må jeg ha med meg når vi flytter inn". Å bytte arbeidsverktøy kan sammenlignes med å flytte inn i et nytt hus. Alle rom, boder og garasje er tomt. Du kan starte på nytt. Nå, hvorfor skal man tenke på boden man ikke kjenner til (minst) 70 % av innholdet i, som en naturlig del av flyttelasset? Tenker du at dette er det digitale gullet ditt, og paranoiaen slår inn med tenk om du glemmer å re-lagre "tilbakeblikk fra ett år siden" som du sannsynligvis ikke vil oppsøke på eget initiativ ved mindre du plutselig får uanstendig mye fritid?

Mitt råd er alltid at du må innrede det huset ditt før du flytter med deg gammel moro. Vit hvilke rom du skal ha, hvem som skal ha nøkkelen til hvilket rom og hvordan det må møbleres for å være produktivt for de som skal bo der. Deretter gjør dere en vurdering av hvilke filer og dokumenter som må ha flyttet inn, for at det skal fungere fra første flyttedag. Det andre kan flyttes til et søkbart arkiv. Alternativt kan det ligge litt - i påvente på om det blir savnet eller ikke. Når dere innreder det nye huset er det viktig at dere har en flytteplan. Flytteplanen har selvfølgelig en eier, for ingen rydder til flytting eller flytter, uten å bli delegert oppgaver. La oss kalle den flytteansvarlig for The Cleaner.

Det høres rosenrødt ut, ikke sant? Ryddige rom, innredet etter behov og tilgangsstyrt etter definerte grupper. Samtidig er det ingen grunn til å være naive. Det skal ikke mange arbeidsdager til før vi har produsert et sett med dokumenter. I det vi har lagret et dokument er det bedriftens kompetanse og en del av deres historie. Nå som dere har flyttet inn i nytt hus, hvor interiørarkitekten har gjort et møysommelig arbeide, burde vi klare å holde det rent og ryddig - ikke sant?

Flytteplanen kan ha forskjellig format. Den kan inkludere en flytt av historikk før man lanserer ferdig løsning til alle medarbeidere. Den kan også basere seg på erfaringer, før man velger hva og hvor man skal flytte av arkivet fra tidligere oppsett. Når vi planla innredningen var dette baserte på tanker om hva som ville fungere. Realiteten møter ikke alltid planene 100 %. For litt siden konfronterte en IT-direktør meg med "Hvem er The Cleaner? Det sier seg selv, ingen noe hus holder seg ryddig uten at noen tar ansvaret for det". Selvfølgelige hadde hun rett, det er unektelig et poeng om at man må planlegge ut ifra realitet basert på erfaringer fremfor en pent dandert PPT-plan. Og realiteten tilsier at det kort tid etter innflytting er smart med en ny gjennomgang av innredning og behov for endringer. Alternativt finner medarbeiderne sine egne boder hvor de putter overskuddet de produserer.

Derfor, la meg introdusere The Cleaner! Denne rollen eier flytteplanen for sin målgruppe. Målgruppen eksempelvis være en avdeling eller et fagområde. Noen uker etter at dere har flyttet inn vil dere ha gjort dere noen erfaringer om hva som fungerer og hva som bør forbedres. Det er The Cleaner sin jobb å samle erfaringene, og ta eierskap til behov for endringer dersom dette foreligger. Rollen blir en viktig del av endringsprosjektet når dere planlegger for ny struktur på filer og dokumenter. Samtidig er rollen er anerkjennelse av at en overgang sjeldent er friksjonsfri, og det er noe det bør planlegges for. Rollen er en anerkjennelse av at endringer medfører erfaringer, som igjen kan resultere i behov for endringer. Teknologien er i konstant videreutvikling, som igjen åpner for muligheter med endringsbehov.

The Cleaner sin oppgave er viktig for forvaltningen av det digitale gullet deres. Bedriftens dokument- og informasjonsflyt kan være et viktig konkurransefortrinn å strukturere optimalt for samhandling, erfaringsutveksling og hos enkelte lovpålagte krav til arkiv.

Hva kunne The Cleaner(s) resultert i for deres samhandlingsrutiner?

Jo, du har tid!

Jeg forstår at enkelte har en oppfatning av at jo høyere man kommer til toppen, desto mindre klatreutstyr er det behov for. Når det kommer til endringsprosjekter funderer jeg ofte på hvem det er som stripper toppledelsen fra utstyret sitt. Er det vedkommende selv som velger at "jeg har super-krefter, de greiene her er for de uten mine magiske krefter", eller er det naive medarbeidere som kommuniserer at "Dette er viktig, men du har viktigere ting å benytte tiden din på".

Først av alt, la oss etablere konsensus om forskjeller i bedrifters digitale modenhet. Min genuine oppfatning er at desto større digitaliserings-løft, desto større behov for skolering av ledelsen. Dersom vi tar utgangpunkt i en bedrift med markant vekst, uten å søke mot systemstøtte vil man gjerne ha scenariet: Flytting fra filserver til sky. Bedriftens prosjektverktøy, økonomisystem, ressursstyring med mer - bor i Excel. "Alt kan løses med Excel, spøkte en kunde med i dag". "NEI, svarte jeg - klar til kamp for Excel arkenes fall". En bedrift som har jobbet fra fileserver med Citrix, og utstrakt utnyttelse av Excel ark (som soloartist i virksomhetens forsøk på struktur) vil merke en overgang over til en samhandlignsplattform. Og da, kjære ekstremt opptatte toppledelse - er det ikke bærekraftig at dere dropper klatreutstyret på veien mot bedre utsikt.

La oss sammenligne med en bedrift som har startet sin digitale reise: Det er større sannsynlighet for at bedriftens digitale modenhet og villighet til digital endring tenderer i en positiv retning - kontra eksempelet ovenfor. Og her kommer en påstand med manglende forskingsgrunnlag som støtte: Denne bedriften har gjerne en toppledelse med bedre digital modenhet enn en bedrift som fremdeles ikke har begynt sin digitaliseringsreise. De er rett og slett bedre posisjonert for endringsreisen de står ovenfor. De har en kortere topptur foran seg, muligens også med et generelt mindre behov for utstyr.

Når man står ovenfor en bedrift, med tilhørende toppledelse, som har til gode å opparbeide seg digitale ferdigheter kan det være katastrofalt resultat dersom denne ledelsen ikke anerkjenner behovet for å bygge kompetanse og forståelse. Resultatet er gjerne frustrasjon. Og denne frustrasjonen drypper nedover, som åpenbart resulterer i grobunn for god gammeldags "Kos med misnøye" for alt som eventuelt ikke fungerer.

Dersom du ikke har kompetansen og forståelsen til å følge din bedrift sin digitalisering, er det din plikt som toppleder å bekle deg meg riktig utstyr. Først da kan du klatre sammen med dine medarbeidere, motivere og være med et team mot nye høyder. Ikke skap høydeskrekk fordi du ikke kan prioritere de få timene de tar å opparbeide deg denne kompetansen. For kjære toppleder: Det er oppriktig ikke så komplisert. Men komplisert nok til at du gjerne kjøper klatreutstyr til dine medarbeidere. De som tross alt har tid til det? Å avsette de få timene som kreves for en overordnet forståelse er timer du vil få igjen for i ettertid.

En mindre digital moden bedrift vil ha en betydelig raskere endringsreise dersom toppledere og mellomledere er med på kompetanseutviklingen. Det er når du er med på denne utviklingen du kan motivere, støtte og ikke minst: Fortsette å utvikle din bedrift i en konkurransedyktig retning. For det er tross alt det som gjør deg som toppleder så opptatt: Målet du jobber så beinhardt for å nå?

Jeg hadde løyet dersom jeg skrev at jeg ikke mente å provosere. På den andre siden tenker jeg at dersom du ble litt provosert, så traff jeg kanskje en nerve? Vit at provokasjonen ikke kommer for provokasjonens del. Det kommer som et spark i baken og en soleklar oppfordring, fordi all erfaring tilsier at dere vil nye godt av en felles kompetanseheving omfattende alle bedriftens medarbeidere. Målet er en stødig tur hvor alle har tilgang til det samme utstyret.

På med klatreutstyret. Det er på tide å følge folka dine til toppen!

Hvorfor LMS?

Før vi svarer på hvorfor, skal jeg kommentere det åpenbare. Et LMS er et verktøy som i seg selv gir liten verdi. Det må settes i system øvrige aktiviteter, for å benyttes til systematisk kompetanseheving. Et LMS (Learning Management System) gjør det mulig å sette informasjon og kompetanseheving i et skalerbart system. Jeg har jobbet med brukeradopsjon av IT-systemer de siste 7 årene. I løpet av denne perioden har jeg gjort meg en rekke erfaringer med LMS, på godt og vondt. De negative erfaringene jeg har med LMS systemer er der kunden har undervurdert ressursene som ville kreves for å benytte systemet fult ut, samt at de ikke har planlagt tilstrekkelig aktiviteter for å oppnå definerte målsetninger. De positive erfaringene jeg har av LMS systemer er der det var definert klare målsetninger og en aktivitetsplan basert på definerte målgrupper med tilhørende mål.

Behovet for å etablere et behov:

Inntil jeg vet at bedriften jeg jobber for har etablert et nytt arbeidsverktøy, vil jeg som medarbeider ikke søke informasjon om hva dette er og hvordan jeg skal benytte det. Når bedriften skal informere om hva som kommer, hvorfor det kommer, hvordan systemet skal benyttes og hvordan jeg vil følges opp som medarbeider - vil jeg jobbe etter etablerte rutiner. JEG som medarbeider har ikke et opplevd behov for informasjon og opplæring, før jeg vet at det vil bli en viktig del av min arbeidshverdag. Et LMS kan benyttes som en kanal for blant annet å:

- Informere og kommunisere.

- Måle engasjement hos mottakere.

- Få konkrete tilbakemeldinger som måler holdninger og kompetanse.

- Gi medarbeiderens mulighet for å respondere på mottatt informasjon.

Et LMS skal gi deg kontroll over innføringsfasen, slik at vi kan følge opp med målrettede aktiviteter. Det skal være kostnadseffektivt og gi klare fordeler fremfor manuell oppfølging.

Kartlegge

Når man jobber med innføring av teknologi skal man aldri anta. Måling og kartlegging må være premissgivende for videre tiltak. Å kartlegge bør gjøres både gjennom direkte i bruksrapporter for teknologien, samt kartleggingsundersøkelser som forklarer hvorfor og gir en pekepinn på ønskede videre aktiviteter.

Et LMS skal ta deg fra «jeg antar at…» til «det vi det, er…»

Opplæring

Å benytte et LMS er ikke synonymt med kun digital opplæring. La oss skille mellom fasene i innføring av ny teknologi. Vi starter med en overordnet innføring, for å etablere forståelse for helheten med mye hvorfor og litt hvordan. Etter dette vil kompetanseprofiler og individenes prefererte plattform for læring være premissgivende. Merk deg dette før du leser videre:

Vi ønsker å treffe mest mulig treffsikkert med opplæringen. De som forstår hvordan de skal utføre og er motivert til å gjøre det på tiltenk måte, koster bedriften bortkastede penger å tvinge gjennom et standardisert opplæringsløp. I tillegg løper man en risiko for at medarbeiderne skal oppleve frustrasjon de knytter til arbeidsverktøyet, hvor det tidligere ikke forelå utfordringer.

Når du planlegger aktiviteter i LMS må du ha en formening om det er viktigst for deg at medarbeiderne innehar kompetansen, eller at du kan vise til at de har gjennomført et opplæringsløp. Dette er ikke det samme. Hvorfor skal en medarbeider som forstår at legger til en ny kunde i CRM systemet tvinges til å se på en vide om hvordan dette gjennomføres? E

Et LMS skal muliggjøre detaljert oppfølging for de som ønsker det, og gi innsikt i hvilke medarbeidere som er motiverte og innehar kompetanse som tilsier at å tvinge dem gjennom fastsatt opplæring – er bortkastede penger.

Hva med opplevd behov?

Et LMS må være et verktøy i en kompetanseplan med målrettede aktiviteter mot et etablert mål. En del av kompetanseplanen må hensynta når medarbeiderne beveger seg fra uvitenhet, til et opplevd behov for informasjon og kunnskap til å kunne benytte arbeidsverktøyet. Når dette inntreffer for medarbeiderne vil være individuelt. Samtidig som det vil være individuelt, vet vi at det er har en snøballeffekt med positive eller negative ringvirkninger. Det er flere sykluser medarbeidere går gjennom fra først møte med ny teknologi, til en er en innarbeidet vane de ikke benytte energi på å forstå og benytte. Når det oppleves behov for kunnskap om å utføre, må individet inneha innsikt i lokasjon for materiell til å etablere kompetanse de etterspør. Et LSM må som et minimum har en søkbar base med oversikt over materiell. For et LMS kan være med å fremme informasjon som skaper et behov for, og det må inneha mulighet til å søke opp svaret når medarbeiderne har behov for dette. Det er en vanlig feil å tenke at LMS systemet følger alle medarbeideres kompetansereise. Dersom du ikke planlegger for aktivitetene utenfor din definerte plan, vil ringvirkningene kunne bli negative. Planlegg for det ukontrollerte, tilrettelegg for individuelle behov.

Et LMS skal ta deg fra ditt behov, til kontrollert å kunnefølge opp medarbeidernes behov – under deres endringsreise. Dette fordrer at LMSet har en søkbar base med informasjonen du vil heve kompetansen innen.

La det jobbe for dine behov

Et LMS kan være et viktig verktøy for kompetansebedrifter som ønsker at deres medarbeidere er sertifiserte på et område før de sendes ut som fakturerbare ressurser. Et LMS muliggjør å definere et sertifiseringsløp, samt inneha kontroll på hvilke medarbeidere som har gjennomført – samt hvilke medarbeidere som eventuelt trenger oppfølging for å fullføre.

Et annet eksempel er en bedrift som ikke ønsker at alle medarbeidere skal kunne opprette Teams uten godkjenning fra IT. Det kan legges opp et løp hvor medarbeidere må gjennom en grunnleggende opplæring om struktur og åpenhet med gjennomføring av en quiz som krever en viss score for å få etablere et privat Team.

For å bygge en god sikkerhetskultur kan et LMS være med å automatisere aktiviteter. Når det kommer en nyansatt, skal vedkommende bli tatt gjennom et predefinert opplæringsløp. Dersom en medarbeider skifter avdeling, skal de motta et ferdig løp.

Et LMS tilpasser seg dine behov, slik at du kan planlegge og la LMSet følge opp standardiserte prosesser og onboardinger.

Automatikk

Et LMS system muliggjør å automatisere onboarding av nyansatte, eller tilrettelegge for kompetanseheving for medarbeidere som forflytter seg mellom avdelinger i bedriften. All informasjon og materiell kan legges inn i systemet, med tilpasningsmuligheter og varslinger både til den aktuelle personen og til eksempelvis en leder. «Hei, Liselotte har nå fullført introduksjonen til Advivo – husk å følge henne opp om hun har noen spørsmål». For, selv om det teknisk finnes mange automatiske rutiner du kan benytte LMSet til, må ledere med personalansvar være koblet på hvordan dette påvirker deres medarbeidere – og hvordan de som ledere følger opp.

Et LMS skal kunne følge opp medarbeidere på en bedre måte enn en manuell prosess, med færre feil og større skaleringsmuligheter.

Helheten

Et LMS system vil samle trådene for deg. Velg et LMS som gir innsikt i avdeling, roller, fagfelt og andre relevante inndelinger for korrekte oppfølginger. Først når du vet hvilke avdelinger som ikke benytte teknologien som tiltenk, og du har en formening om hvorfor kan du følge opp med målrettede tiltak for å øke forståelse, engasjement og kompetanse for å utføre.

Et LMS er et verktøy i en større helhet. Det er ikke et svar på hovedspørsmålet, men en del av en tiltaksplan med et etablert mandat, målsetninger og eierskap. Innsikten LMSet tilbyr er en viktig del for å planlegge videre tiltak.

Hvorfor LMS?

Vi innledet med et spørsmål: Hvorfor LMS? Svaret er et klart behov for å styre informasjon, kartlegge og gi tilrettelagt opplæring med mulighet for målinger for treffsikre oppfølgingstiltak. Det finnes mange hundre alternative LMS å velge mellom. Om dere skal eie et LMS selv, indikerer at dere har et varig behov for å utvikle og forvalte kompetanse. Ved et kortvarig behov: La en leverandør gjøre jobben. Det kommer til å ta med tid enn dere først antar.

Et LMS er svaret til kontroll på kompetanseheving satt i system. Det er ikke systemet i seg selv som gjør suksessen: det er deres forståelse for mulighetene, og evnen til å utnytte disse riktig. Dersom dere er det, er et godt LMS et fantastisk verktøy – som definitivt anbefales.