Ja til båndtvang!

Har man levd på en filserver, mappe på mappe, i for mange år - er livet i skyen som et drøm. Ut av boksen finner du et hav av muligheter, klare for å pakkes opp sammen med det glade budskapet "Vi er digitale!". Nydelig! Slutt på filserver, slutt på på papir, slutt på siloer - ja til Office 365. Frihet!

Det er så enkelt. Nesten. Og denne nesten er den samme nesten som gjør at noen vinner i Lotto og andre ikke. Det er den samme nesten som gjør at noen rekker toget, mens andre står på perrongen og ser det kjøre av gårde.

Jeg innfører herved båndtvang til alle som sitter å fungerer på om de "bare skal slippe" Office 365 til sine ansatte. Disse noen som sitter klare til å slippe produktet sitt, de har kanskje vært på kurs. De har fått en demo eller to. Tittet litt på Microsoft sine sider. De er mer enn middels modne til å dele godene, bli digitale. Og det fortjener en liten applaus i seg selv.

Tilbake til denne båndtvangen. La oss være ærlige: Teams er ikke så veloppdragen at den bare kan slippes. Den trenger fremdeles grenser og struktur. La oss sette noen grenser sammen. I fare for å virke sjefete, la meg begynne:

Utgangspunkt for eksemplene: Et fiktivt bemanningsbyrå.

Hvem skal jobbe sammen?

Noen grupper vil vi at skal ha en felles arena for samhandling. Hvem er dette?

Det kan være en egen gruppe for kandidatansvarlige. Jobben til denne gruppen er å finne kandidater for å bemanne oppdrag. Innenfor et team, kan det eksempelvis være kanaler som:

• Statusmøter: Gjennomføres det jevnlige statusmøter, kan denne kanalen ha en OneNote for notatene, Planner for oppgavestyring og en fane for filer dere deler under møtene.

• Stillinger: En kanal kan adressere stillinger (CRM konsulenter, UX Designere, Bygg Ingeniører, HR ledere, etc.) dere ønsker økt kunnskap om. Her diskuteres det og deles informasjon for å løfte teamets kompetanse.

Det er mye tid å vinne på å ta seg tid til planlegge. Hvorfor skal hvem samarbeide? Hva ønsker bedriften at de skal samarbeide om, og hva er naturlig for dem å samarbeide om? Ikke lås dere fast i satte mønster, beskriv et drømme-scenario for optimal samhandling.

Hvem er med hvor?

Gjør dere opp en mening om hvem som naturlig hører hjemme i hvilke team. Jeg er for åpenhet, inntil det er behov for noe annet. Altså, at alle Team er offentlige, ved mindre det fremkommer sensitivt innhold som gir grunn til å lukke dem ned til private grupper (som man må inviteres inn i). Hvorfor skal kundeansvarlige ha noe som helst lukket?

Hjulet er oppfunnet, så du kan bare trille det. Husk at du ikke må administrere gruppene manuelt. Verken å opprette , eller å flytte medlemmer mellom dem ettersom de beveger seg mellom avdelinger. Ikke bruk tiden din på å prøve å gjøre det som er ment å gjøres smartere. Vi lever i 2018 (snart 2019) nyt det som er automatisert! Med andre ord er det smart å ha grupper ut ifra predefinerte grupperinger.

Hva skal barnet hete?

Kom frem til en navnstandard som gir en form for logikk, som er smart for:

• Søk

• Setter standarden for fremtidige grupper

Lag deg et tankekart, som utgangspunkt kan du starte med med et organisasjonskartet.

Eksempelvis: Salg IT, Salg Administrasjon, Salg nøkkelkunde A, Kandidatansvarlige, Intern IT, osv. Er dette et godt utgangspunkt for grupper som skal samhandle?

Ledere, still krav til hverandre

Selvfølgelig skal ledergruppen ha sin gruppe, og denne skal brukes! Still krav til hverandre. Er dere ledere? "Sånn skal vi jobbe" gjelder så absolutt dere.

Ingenting skal dobbelt

Dersom data/informasjon kan befinne seg i flere systemer, er nøkkelordet kjøreregler. Hva skal hvor, hvorfor, og hvem har bruk for den samme informasjonen. Uklarheter = frustrasjon = unødvendig! Vær klar i budskap og kommunikasjon, og ikke vær redd for å gjenta en gang for mye, fremfor å kommunisere for lite.

Alt kan ikke planlegges

Når det er planlagt og forberedt, innlemmes alle i mulighetene. Det første som kommer til å skje er at det opprettes en rekke Teams utenfor standardene. Ikke bruk energi på å stoppe dem. Jeg tenker at har man tegnet de store linjene, kan det fargelegges litt utenfor innimellom. Det er ikke her slaget står. Dersom det kommer en rekke nye Teams i stedet for, ikke i tillegg til - så kan vi snakke om hvorfor og hva som bør gjøres med det.

Denne oversikten er åpenbart ikke en komplett fasit. Og, båndtvang bety på ingen måte at vi ikke skal ut å gå tur. Klart vi skal!

Er du klar for å gå en tur? Kom, kom!