Hva skal du bygge?

Microsoft 365 består av et sett med byggeklosser, som vi med Teams kan sette sammen etter eget ønske. Det er ganske snedig, hva teknologien tilbyr oss. "Microsoft 365 er en samhandlingsplattform, med hvordan samhandler vi med den" spurte en kunde meg om for noen dager siden. Diskusjonen som fulgte gikk på innføring av plattformen, for at den skal muliggjøre samhandling. For Microsoft kan muliggjøre så mye, som å styrke intern samhandling - samtidig som den effektivt kan sperre for det.

Vær så god, her har du et sett med byggeklosser. Hva skal du bygge?

Å bygge for seg selv er ganske enkelt. Bygg for deg selv og ta konsekvensen av stabiliteten selv. Så snart en skal bygge sammen med andre, er det hakket mer komplisert. Hvem legge på hvilke byggeklosser og når skal de gjøre det, for at dere skal oppnå resultatet dere ble enige om. For dere ble enige om hva dere skulle bygge, før dere begynte? Det er ikke alltid hensiktsmessig å lage en fullverdig arkitektskisse for å bygge et tårn dere vet skal bestå av 7 klosser, som i tillegg skal rives om 2 måneder - for da er dere ferdig å leke med det. Men dersom der skal være flere som skal bruke det, er det verdt en samtale om:

• Hvem som skal bruke det.

• Hva teamet og kanaler skal brukes til.

• Hvor lenge det skal benyttes.

Neste steg:

• Bli enige om teamet skal være åpent eller lukket. En god regel er at alt som kan være åpent, skal være åpent (ved mindre vi kan begrunne hvorfor vi låser noe ned).

• Navn, i tråd med bedriftens navnestandard. Et smart utgangspunkt er å tenke at det kommer en nyansatt neste uke. Hvordan vil du forklare oppbyggingen, og hvordan man skal finne frem til innholdet - når man er ny i bedriften. Dersom dere ikke kan forklare det enkelt, er det stor sannsynlighet for at dere har en jobb å gjøre med navngivning.

• Kanaler. Husk å snakke om kanalen Generelt som automatisk popper opp i alle Teams. Skal dere bruke denne i det hele tatt, eller kun kanalene med mer beskrivende navn?

• Faner i de enkelte kanaler. Skal dere kun benytte Microsoft 365 sine applikasjoner, som Planner, OneNote og Power BI. Eller skal dere trekke inn andre nettsider og applikasjoner?

Hvor stødig skal tårnet være?

Sikkerhet i Teams oppleves for mange som et eget tårn å bygge. Her kan en tappe inn på mye teknologi, for det er naivt å ikke tenke sikkerhet når man bygger. Når man sitter med en hel masse byggeklosser foran seg, er det morsomt å se hvor høyt det kan bli - før det raser. Det er ikke like morsomt, dersom man har bygd høyt - men ikke solid - når det er snakk om bedriftens informasjonssikkerhet. Å ha et bevisst forhold til eksterne, er et minimum når en bygger opp et Team. Der eksterne har tilgang skal vi alltid ha navnestandard og egen logo, som et minimum for å vise at "Hei, her har vi eksterne som ser kommunikasjonen og informasjonen vi deler". Og med minimum mener jeg ikke at det er tilstrekkelig. Alt for å mange bedrifter tenker at "Jeg kan bygge litt til før det raser", og legger ikke merke til at tårnet deres står å svaier og er sekunder fra å rase.

Når dere skal flytte inn i et Team, still dere selv et par enkle spørsmål:

• Dersom dere har et trafikklys, med grønt/gult/rødt lys. Hvilket lys ville dere gitt informasjonen som bor i teamet?

• Gjelder trafikklyset enkeltvis dokumentasjon, eller området som helhet?

• Gjelder trafikklyset dersom informasjonen spres utenfor teamet, internt i bedriften eller i overgangen til eksterne?

Når dere har overblikk over sensitiviteten dere behandler, kan dere diskutere korrekt sikkerhet. Det finnes en rekke smarte løsninger, for å sikre informasjon både interne og mot eksterne. Dersom dere har mange røde lys er trikset å vurdere alternativer innen sikkerhet. Ikke være dumdristig å utsett sikkerhet, når sensitiv informasjon er kartlagt. Da er dere halvveis til mål.

Hvordan bli kjent med mulighetene?

Å bygge med et sett med byggeklosser, burde være enkelt. Alt er enkelt når man kan det, eller hva? For dere som har lansert Teams med fri tilgang til byggeklossene: Tilby også kompetanseheving. Med kompetanse menes en ressurs bestående av tre områder:

• Kunnskap: Jeg forstår hva.

• Ferdigheter og evner: Jeg er i stand til.

• Holdninger: Dette ønsker jeg å benytte.

For at medarbeidere skal kunne benytte byggeklossene, må de tilbys verktøy for å bygge basert på deres behov. At IT-avdelingen har fått på plass Microsoft 365 plattformen, er ikke ensbetydende med at resten av forretningen avhenger av at de tar ansvar for tilhørende kompetanseheving. La oss være ærlige: Det er det ikke sikkert de har noen som helst intensjon om å gjøre mer. Og da hjelper ikke pekeleken "Det burde noen ha gjort" på byggingen ute i forretningen.

Hvem har ansvaret for at deres medarbeidere vet hva de skal bygge, hvem de skal bygge med og hva som skjer når de tilfeldigvis ble med på å bygge noe annet? Og du som har lest dette innlegget: Er bedriften din der dere burde være?

Advivo og brukeradopsjon