Gi oss beste praksis!

Nesten alle kunder jeg har jobbet med kommer med ordlag som "Finnes det en Beste Praksis? Da vil vi følge den" etter få møter og workshops. Dette er historien om bedriften som skulle innføre Office 365, og avslutter med noen råd om Sånn skal det gjøres!

Hva er målet med Office 365?

Det var en gang en IT Direktør som hadde sett seg lei bedriftens manglende digitale utvikling. Direktøren hadde vært på seminar, og etter 176 Google søk var det klart: valget ble Office 365. IT direktøren hadde solgt inn standardargumentene til ledelsen: Arbeid fra hvor du vil når du vil, alltid tilgjengelig, sikkert, økt samhandling og alle de andre lyserosa argumentene. IT Direktøren har rett, men det ingen snakket om var veien frem til en effektiv arbeidshverdag.

"Er det så komplisert da" spurte den ene lederen. "Vi gjør det tilgjengelig, og lar medarbeidernes eksisterende prosesser og kommunikasjonsveier beslutte hvordan dette skal fungere hos oss". Teknologien ble lanser. De 15 mest ivrige ansatte hoppet over teknologien, de opprettet 94 Teams det første døgnet. Ettersom ingen hadde laget noen planer for teknologien, ble disse Teamene opprettet som private. Noen var åpenbart ikke levedyktige, mens andre overlappet hverandre. Det ville medarbeiderne erfare noen uker senere. I mellomtiden hadde 15 ivrige medarbeidere fått følge av 47 til, og flere av dem hadde startet flyttingen av dokumenter fra filserveren over på den nye plattformen.

Flere og flere ansatte kom på plattformen, som en effekt av at dokumenter ble flyttet. Utfordringen nå var at de neste som kom på var egentlig ikke så imponerte over teknologiens muligheter. De var irriterte over hvor vanskelig det var å navigere, vanskelig å vite hva de skulle søke etter, og forvirret over hvem de måtte spørre om tilgang i det som var opprettet som privat - dersom de egentlig hørte hjemme der. Noen valgte å lagre på PCen sin, dette kunne de rett og slett ikke. Og de visste ikke hvor de skulle begynne å lære seg det heller.

Jada, jeg innser at jeg malte dere et negativt bilde. Grunnen er at dette er realiteten hos en rekke bedrifter. Og det kunne vært unngått med litt planlegging og tanker om hvordan de skal styre forretningen. Jeg malte også bildet for at du nå skal tenke litt mer enn sekundene du leser dette, over hvorfor jeg veldig bestemt mener at du skal gjøre som jeg skriver. Her er mitt forslag til Beste Praksis. Eller, erfaringsbaserte råd om du vil. Du må gjerne være uenig med meg, så lenge du reflekterer over konsekvensen av valgene i din bedrift.

Jobb smartere!

Ikke se på hva teknologien kan gjøre for dere! Tenk på hvilken informasjon og kommunikasjon som vil styrke et fagområde, en avdeling, på kryss av avdelinger - hva som bør deles med noen og hva som bør deles med alle. Først når dette er på plass, er det lov til å tenke hvor i teknologien dette skal leve.

Tenk SharePoint før Teams

Noe informasjon er statisk og mer formell. Det kan være større deler informasjon som skal leve over lang tid, har stor datamengde eller krever gjennomtenk strukturering. Sett deg inn i hva som hører naturlig hjemme på en strukturert side (SharePoint), eksempelvis HR avdelingens oversikt over ferier, dokumentasjon ved permisjon, kantineordninger, bestillinger av nytt utstyr etc. Ved å tenke SharePoint før Teams slipper dere X antall dysfunksjonelle Teams - fordi noen har prøvd å erstatte mangelen på struktur med flere Teams.

Alt skal være åpent, ved mindre det er en grunn til å lukke det ned!

Dette er det viktigste punktet, som jeg ikke får sagt ofte nok: Samhandling betyr at dere må tilrettelegge for samhandling. Og hvor godt fungerer samhandling, dersom alt er låst ned som en tenårings dagbok???

Beste Praksis: Alle SharePoint sider eller Teams skal opprettes som Offentlige, ved mindre det foreligger grunnlag til å gjøre dem private!

Og du, det gjelder absolutt kalenderen deres også. Det er mulighet for å sette møter som private, så det er ingen grunn til å sette lås på hele kalenderen. Møtebooking fungerer bedre dersom man er litt transparente. Hvorfor har dere egentlig private kalendere på en arbeidsplass hvor dere jobber mot et felles mål? Beste praksis: Vær et fellesskap!

Sikkerhet

Bekymret for sikkerhet? Definer hvilke avdelinger, områder, fagfelt og informasjon som jobber med sensitiv informasjon. Har dere sikkerhetssoner? En inndeling i soner gjør at samhandlingen kan fungere optimalt. Struktur gir trygghet og mulighet til å dele med fellesskapet det som kan deles, vel vitende om at det som er sensitivt lever trygt i sin definerte sfære.

Gode navn

Husk på at alt innenfor Office 365 kan søkes på. Alt du har tilgang til, kan du søke etter. Et område, en side, et Team eller et dokument. Vær konsistente med navn. Hva er det naturlig at dere vil søke på senere? Ferielister, Prosjekt Hestehov, Kunde Hestehov? Tenk søk i alt dere gir navn: Sider, dokumenter, Teams og faner i Teams.

Sånn skal det gjøres!

Kom frem til bedriftens "Sånn skal det gjøres", som omfatter all teknologien dere jobber med. Har dere et CRM system eller et prosjektstyrings verktøy som overlapper med Office 365? Facebook at Work? Lag en oversikt over alle muligheter, med klare kjøreregler om hva som skal benyttes når. Gjør oversikten til den del av opplæringen. Beste praksis: Tydelighet!

Opplæring på hvorfor før hvordan

Ja, det er fristende å sette i gang med opplæring så raskt som mulig. Hva gir dere opplæring på? Uten struktur vil dere fort bli stilt til veggs under opplæringen.

Husk uttrykket Business first. Altså hva og hvorfor. Gi kommunikasjon om eksempelvis hvilke områder som skal erstatte tidligere mappestruktur på filserveren. Først når hvorfor er kommunisert, gir dere opplæring på hvordan. Og da starter dere med det store bildet: Dette er Office 365, SharePoint er nå vårt hovedområde for dokumentlagring. Teams vinduet inn til SharePoint, og så videre.

Ikke ta med gammel moro

Noen kommer til å prøve å selge dere et prosjekt for å migrere dokumentene deres. Må dere? Eller er det sånn at vi kan sette filserveren deres slik at det er mulig å hente dokumenter, men ikke lage dem tilbake? På denne måten må deres medarbeidere forholde seg til nye steder for lagring og deling av dokumentasjon, og dere slipper å ta med gammel mappestruktur og ellers gammel moro i et helt nytt forhold. Gjør det så enkelt som mulig!

Interne støttespillere

Benytt gjerne én eller flere eksterne partnere for å implementere og sette i gang aktivt bruk av teknologien. En ekstern partner skal vite hvilke brytere som må flippes for at teknologien kommer raskt i gang, og fungerer godt over tid. Men, ikke gjør det uten å sette av interne ressurser som er med å definere og drive endrings-reisen. Dette er deres forretning, ikke overlat den til tilfeldighetene.

Beste praksis er mer enn noen punkter i en blogg. Men ruller det noen tanker i hodet ditt om hvordan dere har gjort det, og hva du vil gjøre for å gjøre dere enda bedre?

Flott!

Beste praksis er basert på andre sine erfaringer. Er det ikke deilig å kunne slippe å gjøre samme feil som andre har gjort før dere?