Hva skal du bygge?

Microsoft 365 består av et sett med byggeklosser, som vi med Teams kan sette sammen etter eget ønske. Det er ganske snedig, hva teknologien tilbyr oss. "Microsoft 365 er en samhandlingsplattform, med hvordan samhandler vi med den" spurte en kunde meg om for noen dager siden. Diskusjonen som fulgte gikk på innføring av plattformen, for at den skal muliggjøre samhandling. For Microsoft kan muliggjøre så mye, som å styrke intern samhandling - samtidig som den effektivt kan sperre for det.

Vær så god, her har du et sett med byggeklosser. Hva skal du bygge?

Å bygge for seg selv er ganske enkelt. Bygg for deg selv og ta konsekvensen av stabiliteten selv. Så snart en skal bygge sammen med andre, er det hakket mer komplisert. Hvem legge på hvilke byggeklosser og når skal de gjøre det, for at dere skal oppnå resultatet dere ble enige om. For dere ble enige om hva dere skulle bygge, før dere begynte? Det er ikke alltid hensiktsmessig å lage en fullverdig arkitektskisse for å bygge et tårn dere vet skal bestå av 7 klosser, som i tillegg skal rives om 2 måneder - for da er dere ferdig å leke med det. Men dersom der skal være flere som skal bruke det, er det verdt en samtale om:

• Hvem som skal bruke det.

• Hva teamet og kanaler skal brukes til.

• Hvor lenge det skal benyttes.

Neste steg:

• Bli enige om teamet skal være åpent eller lukket. En god regel er at alt som kan være åpent, skal være åpent (ved mindre vi kan begrunne hvorfor vi låser noe ned).

• Navn, i tråd med bedriftens navnestandard. Et smart utgangspunkt er å tenke at det kommer en nyansatt neste uke. Hvordan vil du forklare oppbyggingen, og hvordan man skal finne frem til innholdet - når man er ny i bedriften. Dersom dere ikke kan forklare det enkelt, er det stor sannsynlighet for at dere har en jobb å gjøre med navngivning.

• Kanaler. Husk å snakke om kanalen Generelt som automatisk popper opp i alle Teams. Skal dere bruke denne i det hele tatt, eller kun kanalene med mer beskrivende navn?

• Faner i de enkelte kanaler. Skal dere kun benytte Microsoft 365 sine applikasjoner, som Planner, OneNote og Power BI. Eller skal dere trekke inn andre nettsider og applikasjoner?

Hvor stødig skal tårnet være?

Sikkerhet i Teams oppleves for mange som et eget tårn å bygge. Her kan en tappe inn på mye teknologi, for det er naivt å ikke tenke sikkerhet når man bygger. Når man sitter med en hel masse byggeklosser foran seg, er det morsomt å se hvor høyt det kan bli - før det raser. Det er ikke like morsomt, dersom man har bygd høyt - men ikke solid - når det er snakk om bedriftens informasjonssikkerhet. Å ha et bevisst forhold til eksterne, er et minimum når en bygger opp et Team. Der eksterne har tilgang skal vi alltid ha navnestandard og egen logo, som et minimum for å vise at "Hei, her har vi eksterne som ser kommunikasjonen og informasjonen vi deler". Og med minimum mener jeg ikke at det er tilstrekkelig. Alt for å mange bedrifter tenker at "Jeg kan bygge litt til før det raser", og legger ikke merke til at tårnet deres står å svaier og er sekunder fra å rase.

Når dere skal flytte inn i et Team, still dere selv et par enkle spørsmål:

• Dersom dere har et trafikklys, med grønt/gult/rødt lys. Hvilket lys ville dere gitt informasjonen som bor i teamet?

• Gjelder trafikklyset enkeltvis dokumentasjon, eller området som helhet?

• Gjelder trafikklyset dersom informasjonen spres utenfor teamet, internt i bedriften eller i overgangen til eksterne?

Når dere har overblikk over sensitiviteten dere behandler, kan dere diskutere korrekt sikkerhet. Det finnes en rekke smarte løsninger, for å sikre informasjon både interne og mot eksterne. Dersom dere har mange røde lys er trikset å vurdere alternativer innen sikkerhet. Ikke være dumdristig å utsett sikkerhet, når sensitiv informasjon er kartlagt. Da er dere halvveis til mål.

Hvordan bli kjent med mulighetene?

Å bygge med et sett med byggeklosser, burde være enkelt. Alt er enkelt når man kan det, eller hva? For dere som har lansert Teams med fri tilgang til byggeklossene: Tilby også kompetanseheving. Med kompetanse menes en ressurs bestående av tre områder:

• Kunnskap: Jeg forstår hva.

• Ferdigheter og evner: Jeg er i stand til.

• Holdninger: Dette ønsker jeg å benytte.

For at medarbeidere skal kunne benytte byggeklossene, må de tilbys verktøy for å bygge basert på deres behov. At IT-avdelingen har fått på plass Microsoft 365 plattformen, er ikke ensbetydende med at resten av forretningen avhenger av at de tar ansvar for tilhørende kompetanseheving. La oss være ærlige: Det er det ikke sikkert de har noen som helst intensjon om å gjøre mer. Og da hjelper ikke pekeleken "Det burde noen ha gjort" på byggingen ute i forretningen.

Hvem har ansvaret for at deres medarbeidere vet hva de skal bygge, hvem de skal bygge med og hva som skjer når de tilfeldigvis ble med på å bygge noe annet? Og du som har lest dette innlegget: Er bedriften din der dere burde være?

Advivo og brukeradopsjon

Hvem har ansvaret for at du kan svømme?

Kronikken er tidligere publisert i Digi 21.08.2020.

IT-direktøren bygger svømmehall, fyller bassenget med vann med korrekt temperatur, sørger for livbøyer og badevakter. Snart kan hele bedriften hoppe uti og nyte de nye fasilitetene. Du står foran det nye bassenget, vel vitende om at kollegaen din ikke kan svømme. Ville du kastet vedkommende uanmeldt ut i vannet, for å se etter hvor fort det gikk fra kaving til 50 meter crawl i god driv?

Vi mennesker liker ikke endringer. Vi har våre rutiner, som fyller store deler av dagen vår. Vi har få innovative tanker når vi gjennomfører daglige rutiner. Når det kommer til IT-verktøy har vi vært tilbøyelige til å endre hvordan vi jobber, på bakgrunn av at vi som brukere historisk ikke har måttet endre atferd nevneverdig. Det trengs ikke mye endring til, for å vite hvordan man skal lagre et dokument i en mappe på en lokal server.

Manglende kartlegging

Enkelte lar tidligere erfaring med implementering av nye samhandlingsverktøy påvirke villighet til å ta ansvar for nyere teknologi. Det er en dårlig match, da dagens løsninger har langt større potensial. Dette potensialet ivaretar også det varierte behovet de forskjellige avdelingene og fagområdene innehar.

La oss blir værende ved variasjonene innad i en bedrift. Behovene kan gå på sikkerhet, behov for synlighet, for skjerming, for deling internt og eksternt.

Det er én feil mange bedrifter gjør når de innfører ny samhandlingsplattform: De gjør antagelser på forhånd om behov, og lanserer teknologiske muligheter og potensielle siloer, basert på disse antagelsene. Dersom en samhandlingsplattform skal leve opp til sitt potensial, må det gjennomføres en kartlegging. Denne kartleggingen trenger ikke være omfattende og tidkrevende. Den må gjøres riktig, og som en del av brukeradopsjonen av teknologien. Kartleggingen kan med fordel gjøres som en del av opplæringen. For selv om tradisjonelle opplæringspakker har blitt flyttet til digitale flater, er det ikke tilstrekkelig for å endre etablerte arbeidsrutiner. Dette oppnår vi først når vi har skapt forståelse, ikke gjennom å vise funksjonalitet.

Intern variasjon

Den nye svømmehallen, IT bygget, er den nye samhandlingsplattformen som ligger i skyen. Når en bedrift går til skyen åpnes det for en rekke muligheter. Dersom vi blir enige om at en ny samhandlingsplattform er svømmebassenget, er ikke det synonymt med at alle bedriftens medarbeidere skal bli norgesmestere i 100 meter crawl. For enkelte vil det være tilstrekkelig å kunne holde seg flytende, andre vil kun svømme 25 meter bryst, mens andre grupper igjen kan være gode på både spurt og langdistanse. Det som er ufravikelig, er at ingen bør gå i vannet – dersom de ikke klarer å holde seg flytende.

Med dette nye svømmebassenget er det et åpenbart spørsmål: Hvem sitt ansvar er det at alle kan svømme? Forventer du, når du besøker en svømmehall, at de som bygget den skal tilrettelegge kurs for at du også skal kunne svømme?

Treningsopplegg

I mangelen av forståelse for hva en samhandlingsplattform tilbyr av muligheter, er det mange som forveksler et treningsopplegg med ren opplæring. At en person ser en video av at en person svømmer perfekt i vannskorpen, er ikke det samme som at vedkommende får lyst til å gjøre det selv. Det må foreligge et komplett treningsopplegg tilpasset målgrupper, nivå og målsetninger. Opplegget må være basert på kartlegging og oppsett av plattformen, basert på reelle behov. Og treningsopplegget må være satt sammen på en måte som skalerer, og forvaltes over tid. Det må tilrettelegges og eies av flere enn de som bygget og driftet svømmehallen.

Norske bedrifter må anerkjenne at de har gått fra kalde plaskebasseng til spaavdelinger med et 50 meters olympisk basseng til rådighet. At IT-avdelingen tilrettelegger er fantastisk. Med mulighetene som nå er tilgjengelige, er det ikke hensiktsmessig at IT-avdelingen er ansvarlig for dem. De skal drifte og holde anlegget sikkert. Det er godt mulig at spaanlegget har badstue, boblebad og utendørsbasseng i tillegg. Det eneste IT-avdelingen kan være sikker på, er at alle som besøker anlegget forventer at det alltid er rent og holder en viss standard.

Vannskrekk

Er deres bedrift en som planla svømmetrening før dere åpnet hallen? Eller står dere nå og lurer på om menneskene uti vannet klarer å holde seg flytende, alternativt om det er drukning dere er vitne til? Norske bedrifter må ta innover seg at ingen hopper uti et vann og håper det er lett å lære seg å svømme. Teknologi trenger ikke være vanskelig, samtidig er det komplett unødvendig at deler av bedriften utvikler vannskrekk på vei til svømmedyktighet.

Det er på tide at vi anerkjenner et felles ansvar for å utnytt mulighetene IT-avdelingen velger, når de tar initiativ til en ny samhandlingsplattform. IT-avdelingene i norske bedrifter må lære seg å flytte ansvaret over til forretningen, på en måte som skaper engasjement og gleder over de nye verktøyene. Kun når de har fornøyde svømmere plaskende rundt i hallen sin, kan de fjerne badevaktene og heller fokusere på bygging av nye basseng og fasiliteter i spaavdelingen.

Grip mulighetene!

I Advivo tror vi på innsik som grunnlag for aktiviteter vi gjennomfører. Også når vi leter etter beste match for nye medarbeidere. Blant annet har vi satt opp en rekke verktøy for å analysere hvor og hvordan vi treffer markedet best. I tillegg til verktøy for smart markedsføring, tilbyr LinkedIn en liten pekepinn på hvilke profiler som er nysgjerrig på våre personlige profiler og på Advivo.

I sommerferien la vi ut en ny stillingsannonse. Vi valgte å begrense oss til LinkedIn, og dele på SoMe. Inne i stillingannonsen la jeg kontaktinformasjonen til min partner og meg selv, med oppfordringen "Ta kontakt".

Da Convid-19 rammet verden ble vi raskt bedre på digitale muligheter. Vi har gått fra å krype digitalt, til å krabbe. Vi nærmer oss kanskje å stå, men vi er langt fra stødige steg. For mellom bruk og faktisk forståelse av mulighetsbildet må vi som sluttbrukere våkne. Vi må vekke vår egen nysgjerrighet, og stille oss selv spørsmålet hvilke muligheter som faktisk benyttes. I dag er jeg opptatt av søkere og bedrifter sitt forhold til digital innsikt, under rekruttering.

En rekke bedrifter og bransjer har fått seg en reel trøkk. Enkelte ligger fremdeles nede for telling, noe som fristiller arbeidskraft. Denne arbeidskraften begynner nå å se på alternativer retninger, eksempelvis en stilling hos Advivo som Endringsleder. Utfordringen til enkelte av disse søkerne, er deres mangel på forståelse for hvilken innsikt rekrutterere sitter på. En bedrift som har satt innsikt over nedslagsfelt i system, vil ha et våkent øye på søkernes genuine interesse for stillingene som ligger ute.

I Advivo har vi en rekke verktøy. Trafikken på min private blogg og på Advivo sine nettsider, blir nøye monitorert. Innsikten benytter vi aktivt for å tilpasse budskap og jobbe strategisk mot ønskede målsetninger. I en rekrutteringsfase kommer LinkedIn inn som enda en premissgiver for søkerne. For LinkedIn sladrer på søkerne. De viser deres engasjement. Som eier av annonsen velger jeg om søkerne skal søke direkte via LinkedIn eller om de skal gå via eksempelvis våre websier. Vi valgte LinkedIn alene. Det kan være så enkelt som å klikke på en knapp: "Søk". Du kan velge å legge med en CV, eller ikke. Du kan velge å legge med en målrettet søknad, eller ikke. Skremmende få velger å gjøre nettopp dette. Utfordringen til en rekke søkere, er at de sannsynligis ikke reflekterer over at vi overvåker deres digitale fotspot der våre verktøy gir oss denne muligheten. For en søker som ønsker å gå fra reiselivsbransjen over til IT, trenger jeg å overbevises. Jeg trenger å se at manglende erfaring og kompetanse overskygges av andre kvalifikasjoner. Men en rekke søkere gjør det vanskelig for meg, og jeg mistenker at det er fordi de ikke har satt seg inn i teknologiens muligheter. De vet ikke at deres lille klikk på "Søk" kun er en del av informasjonen vi sitter på.

Vi i Advivo har soleklare ambisjoner for hva vår bedrift skal være. Våre ambisjoner ekskluderer ikke søkere fra andre bransjer, tvert imot. Riktig holdninger og initiativ er viktigere, det må også komme frem i en slik prosess. Dessverre ringer vi denne uken kun til kandidater med bakgrunner som er "spot on". Ingen fra andre bransjer klarte å overbevise oss gjennom de teknologiske muligheterne som lå der. Ingen gjorde noe ekstra for å nå frem, for å skille seg ut. Og akkurat det mener jeg blir viktig for samfunnet Norge fremover, vi må bygge kompetanse og forståelse også for hvordan mottaker faktisk jobber, og for den innsikten de faktisk har. Skal en søker fra en annen bransje utklasse "Spot on" søkerne, trenger vi at det er gjort mer enn å trykke "Søk".

Hva skal til for å etablere solide trykk i bransjer vi ikke kjenner til? Innen IT er det først og fremst en anerkjennelse av at teknologien gir oss et hav av muligheter. Det er i realiteten forståelsen av nettopp disse mulighetene du søker å jobbe med. Enkelte av disse mulighetene er innsikt. Og tro meg, i IT-bransjen er vi lidenskapelig opptatt av innsikt. Ikke gi bedriftene inntrykk av at du skyter fra hofta og håper på et treff. Vis engasjement. Vis vekstmuligheter. Vis at du vet at vi ser deg.

Utnytt mulighetene!